文/红燕

　　组织召集较大型的会议

　　一般来说，大公司的巨头会议、有政府代表出席的会议、工商交易授权会议及各产业间龙头老大之间的会议等因为会议的重要性，其组织、召集与策划一般不会交给新任主管的人来操作。但对于一些中小型公司的较大型会议，初做管理者的我们还是有机会展示自己的组织能力的。

　　案例一：推广部经理离职后，公司产品推广会的准备与组织就落在了新任主管Hanni身上。Hanni为此整整准备了近一个月的时间，因为她深知自己的责任，所以事无巨细都一一亲为，从展会上产品的摆放、布置，公司样本的发放数量，到展会结束后举办晚宴的酒店联系、人员座次等，都是她一个人负全责地仔细斟酌、落实。

　　由于在会上要选出首届形象大使，Hanni还要与所有的报名者联系，再三确认选手会准时出席，甚至她们的服装、鞋子都要一一提示，而早在会前两、三天她就已把晚宴邀请柬寄给选定的客户。

　　会议最终很圆满地结束了，但事后Hanni在检讨反思整个运作程序时，仍发现了一个致命的疏漏：晚宴当晚没有安排人员在外面等待那位政界要员，虽然他没有说什么，但Hanni赔了整整一晚上的笑脸，为此紧张得捏了好久的冷汗。

　　分析：之所以造成这样的漏洞除了因为Hanni缺乏经验，另一原因就是她对细节的考虑不够完善。组织会议常常容易让人重视整体的安排与布置，从而忽略或遗忘了一些很重要的细节。Hanni其实可以这样做：向协助她的员工确认他们的职责(对手下的员工要加以信任，但要监督他们并让其对自己汇报)，这样可以使自己把精力投入到更重要的方面去。对于特别重要的客人，从邀请、接待、安排座次及会议结束时的送行，一定要亲自去做这些事的布置与协调。

　　案例二：行政主管Lucy协助总部在北京召开经销商会议，她的任务是安排会议室。根据总部的要求，她租了一个房间大小和设施都与之相符的会议室，准备了饮料和纸笔等。但在安排客人住宿时由于很忙，她没有亲自去看住宿地的情况，结果第二天，便有客人抱怨说晚上9点就没有热水了，还有人说由于室内空调坏了，一晚上也没休息好。Lucy很后悔自己当初没有去了解清楚，而来自总部的顶头上司则批评她：刚刚提升做主管就翘尾巴。Lucy内心的委屈无处可诉。

　　点评：组织会议时，对会议地点的选定要显出公司的实力与档次，并与会议主题相得益彰(宴会、产品展示会、公司年会等对地点的选定是不同的)，而住宿地点也是影响会议成功与否的因素之一。所以不论是会议地点还是住宿地点，作为组织者都要亲自到那里看一下环境：当然这件工作最好能在寄发会议通知以前进行，并且不能因为任何原因而疏忽。

　　除了以上几点，还应注意以下几个原则：

　　1、开会前确认好每个人的座次，写好人员名牌，这样会减少混乱，如果是讨论内容，应在每个座位上准备好纸、笔和垫板。

　　2、会议通知应在会议召开前两天寄发，并确认他们是否可以出席，如果对方没有收到会议邀请，可以以补发传真的方式告知对方，不要用电话通知，以免有失礼貌或带来不必要的麻烦。

　　3、会议主持人应在即定的时间开始宣布会议，如有重要的客人迟到，可拖延一些时间，但应向每位与会者说明并致歉。

　　4、确认会议招待工作已准备就位(包括名片箱、资料、礼品、会间饮料及甜点，甚至招待人员的服装都已ok)。

　　5、介绍每位与会者，并在会议结束时感谢大家的出席。

　　6、会后整理出一份言简意赅的会议记录，并发给每位参会人员，为会议划上一个漂亮的句号。

　　组织召集较大型的会议，对于管理者来说确实是一种挑战，如果这项任务落在了初任主管的你的头上，请别紧张，踏下心来仔细斟酌每一步，做好与上司的沟通并多向有经验的人讨教，相信成功并不是一件难事。

　　召集与主持小规模的会议

　　一般来说，会司部门会议或非正式的会议或每周、每月的例会，都可以称做是小型会议，其目的通常是加强沟通与协作，以解决现有的问题或制定出下一步的工作方案，这种会议相对上述大型会议来说无论是在会议地点、人员层次和会议的性质等方面都存在很大的不同。初任主管者如果能熟谙其中的技巧，无疑会使会议达到最好的效果。

　　案例一：Nancy在周末召开了做部门主管后的第一次会议：有关部门管理。会议的前一天她就把有关资料发到个人手中，那几个平时厌烦开会的人知道了讨论内容关系到每个人的行为规范，都无条件地参加了。最难能可贵的是聪明的Nancy适时而巧妙地制止了两位员工之间离开本次议题并带有明显不满情绪的互相指责，化解了一场一触即发的危机，并使会议准时在下班前结束。

　　分析：管理上最大的败笔之一，就是在毫无理由的情形下召集大家开会，那些根本不需要召开的、流于形式一味做无效讨论的会议纯粹是在浪费大家的时间，特别是冗长繁复的会议常常会引起人们的厌倦与不满。这时即使你是以主管的身份召集会议，也依旧会听到这样那样的抱怨，可见选定会议的议题是一件十分重要的事，因为它决定着会议的举行是否有意义。

　　一定要注意开会前应仔细确认和规划，对于会议的时间、人员的邀请以及过去是否开过类似的会议等，都应在事先考虑清楚，记住：会议的召集要有效率，千万不可使会议演变成互相攻击或使大家更加仇恨，因为这不但改变了开会的目的，而且不利于今后的管理。

　　案例二：推广部主管Linda在第一次组织每月的例会时，没有考虑到新来的外籍员工Tom几乎听不懂中文，所以没有刻意安排人员座位，幸亏细心的秘书提醒，她才注意到Tom脸上的茫然之色。于是她在大家的发言间隙，安排英文不错的Jenny和李静坐在他的身边做翻译，才使得Tom很快进入了状态并把自己的观点做出了表达及阐述。

　　分析：由于没有经验，作为初次主持会议的主管，难免考虑不周或被原本存在的框框所束缚，要知道只有让每个人都把自己的观点做正确的表述才能收到预期的效果，如果忽视参会人员的特点，就不能很好地引导会议按照预先制定的步骤进行，而与会者也只有很麻木地坐在那里度过这段无聊的时光。

　　一个出色的会议召集者还应具有以下的常识：

　　1、选择一个合适的会议地点(比如不要嘈杂、光线不要不足或太强、温度应适宜)。

　　2、邀请所有有必要参加的人员，即使其中有人与你素有隔阂。

　　3、以文明公正的原则解决会议当中出现的矛盾或不愉快。

　　4、会后给每位与会者一份会议记录。

　　5、尽量避免召集紧急会议，除非非开不可而且确认自己有调和的能力，否则，你的表现可能会成为别人眼里的一出“好戏”。

　　6、对于例行会议，新任主管应该对上次的会议记录做检查，尽量用一种新的风格来主持会议，让每位与会者对你的能力和技巧留下深刻的印象(其实这也是一个极好的在上司和同事面前显示自己能力的机会)。

　　7、学会利用自己的耐心、幽默、公平和自信。

　　参加会议

　　一般的公司会议通常只有主管级以上的人员才可参加，一旦接到参会通知，就应该准时参加，不管自己有多忙，或是坐在办公室里有多舒服，我们也要尽快调整状态准备参会。因为这是我们的责任和义务，即使实在不能参加，也要提前通知召集者求得其谅解。

　　一旦参会，你就应该尊重会议主席及会议程序，按会议的顺序发言。当然如果有事要提前离开，可以事先向主席说明以得到提前发言的机会，这是新任主管人员应注意的细节。

　　其次，在会议进行中要把握好发言时机，并明白何时应该保持缄默。发言内容也应言简意赅，不要噜里噜苏引起别人的反感，要知道会议发言通常是你个人素质的综合表现，所以一定要仔细酝酿。

　　如果遇到会议中有不同观点的人发生争执，你最好能保持沉默，一是你初做主管，未必人人都看重你，你的话当然也就起不了太大的作用；二是除非你真有更明确更尖锐的观点让双方都折服，否则，你的出言可能会给你埋下麻烦的种子。因为许多时候争执的目的已不在于解决问题而变成了双方的攻击和积怨的爆发，所以这种时候最好能静观其变，等别人问到你的头上再开口也不迟。

　　新任主管参会小贴士：

　　1、携带好会议召集者要求带上的资料，不要给别人留下不重视这次会议的印象，否则当你组织会议时，别人不合作会让你有口难言。

　　2、尽量穿正式一些的服装出席会议。

　　3、时刻牢记自己的参会目的和意义，避免卷进或明或暗的是非圈。

　　4、与别人的意见相左时，要以平和的态度说明自己的观点，如气氛紧张不妨私下探讨。

　　5、即使觉得主持者不公平，也不要像一只易怒的狮子，恼羞成怒地跳起来。

　　6、把对会议的不满记录下来，会后酌情与有关人员讨论，不要只顾自己情绪上的发泄。(编辑：林波）

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